Indivíduos criativos não são as pessoas mais organizadas do mundo. O senhor pode ser um excelente web designer ou desenvolvedor da Web, mas, a menos que estabeleça algumas regras e se atenha a elas, seus projetos ficarão fora de controle. Se quiser evitar as armadilhas de um gerenciamento inadequado, como ficar fora de sincronia com sua equipe e afastar os clientes, o senhor deve definitivamente melhorar nesse aspecto.
A boa notícia é que a disciplina geral e a colaboração frutífera não são tão difíceis de obter. Quem precisa de reuniões? Hoje em dia, é bastante simples contratar um software visual que o ajude a estruturar sua carga de trabalho e a colaborar efetivamente com outras pessoas. Aqui estão algumas das melhores ferramentas de gerenciamento de projetos e de aumento da colaboração disponíveis no mercado.
Meu software de gerenciamento de projetos favorito de todos os tempos é o Paymo. Ele está bem ao alcance em qualquer situação, pois é um aplicativo baseado em nuvem, com widgets para Windows e MAC e aplicativos móveis para iOS e Android – tudo isso em uma grande solução de colaboração. Por falar em acessibilidade, todo web designer ou desenvolvedor web do planeta pode lidar com o controle de tempo e o gerenciamento de tarefas com facilidade, pois o Paymo está disponível em 16 idiomas.
Aprofundando mais, é fácil ver que a Paymo se adapta às suas necessidades, e não o contrário. Há muitas maneiras de personalizar uma experiência colaborativa que seja confortável para todos, começando pelas informações exibidas em seu painel e continuando com a aparência geral, a moeda, o formato de data ou as taxas de cobrança.
O Paymo é uma plataforma central para atividades gerenciais. Ele oferece modelos de projetos com design amigável e uma maneira descomplicada de criar listas de tarefas e estimativas de despesas, atribuir tarefas, compartilhar pensamentos e arquivos e enviar faturas.
Profissionais como o senhor e eu apreciam incentivos visuais, bem como estruturas lógicas. Quando o senhor começa um projeto que se baseia em UI Mockup, banco de dados, mapas de sites ou UML, não há melhor maneira de planejar do que por meio de um diagrama. Essa afirmação é verdadeira tanto para freelancers quanto para equipes criativas, pois todos precisam ter certeza de que ele/ela, os colegas de equipe e o(s) cliente(s) estão na mesma página sobre os objetivos e as especificações do projeto.
O Creately é uma poderosa ferramenta de controle de projetos e diagramas que possui um estoque de modelos de diagramas prontos que são muito agradáveis aos olhos. As alterações de layout estão a um clique de distância, e o senhor pode até mesmo realizar sessões de quadro branco ao vivo. No entanto, o que realmente me agrada nesse software é a forma como ele elimina todos os vestígios de desconforto ao desenhar Mockups de UI e diagramas de banco de dados. Como? Com o Smart Shapes, o senhor pode cortar diagramas e converter texto em gráficos.
O senhor ainda tem a ideia equivocada de que o gerenciamento de projetos é um trabalho para gerentes de projetos reais e que tem coisas melhores a fazer do que sair da sua zona de conforto e organizar diligentemente o seu trabalho? Não se engane. Quem conhece melhor os projetos que empreende e os recursos que utiliza do que o próprio senhor? Cabe ao senhor fazer frente aos seus colegas e clientes.
No entanto, isso não precisa, de forma alguma, ser uma tarefa árdua. O TeamGantt é a prova viva disso, como muitas empresas de vários tamanhos e níveis em todo o mundo podem atestar. Essa solução é uma autoproclamada “ferramenta de agendamento de projetos”, mas eu iria mais longe e a descreveria como uma solução de supervisão de projetos e sincronização de usuários. Estabeleça linhas de base para seu projeto, integre sua programação com o calendário de seu desktop e defina dependências de tarefas.
Para minha próxima recomendação, gostaria que o senhor imaginasse que seu trabalho de design e movimento é perfeito desde a primeira tentativa. Brincadeira, isso não acontece com muita frequência, mas não se preocupe – nada que valha a pena é fácil. O senhor precisa compartilhar seu trabalho em andamento em momentos importantes e receber um feedback precioso dos membros da sua equipe e dos clientes. O Notism é excelente para conseguir isso, pois transforma seus layouts estáticos compartilhados em protótipos interativos para Web/móvel e os deixa abertos para discussão e revisão.
Nesta Era da Informação, ter conhecimento não é uma opção, mas um pré-requisito para o sucesso. Se o senhor faz parte de uma empresa de desenvolvimento e design da Web de pequeno ou médio porte, sua ascensão está condicionada ao grau de conhecimento do seu negócio, da sua equipe e da concorrência. O Crowdbase ajuda o senhor a se manter atualizado sobre o seu setor, compartilhar qualquer tipo de arquivo com grupos de usuários específicos, discuti-los e visualizar relatórios e estatísticas de atividades.
Se o senhor quiser que seu projeto avance sem problemas, a transparência total é o ingrediente principal. Dito isso, o senhor deve direcionar sua atenção para as ferramentas de gerenciamento de projetos em tempo real. O Wrike é um excelente expoente dessa categoria e oferece ao senhor uma combinação poderosa de recursos de colaboração e gerenciamento de tarefas que se completa com fluxos de atividade, atualizações de feed de notícias e uma Central de Notificações. Além disso, a descrição das tarefas e os documentos podem ser editados por mais de um usuário ao mesmo tempo. Se o senhor tiver um dispositivo móvel da Apple ou do Google, poderá usar o aplicativo Wrike para obter feedback e atualizar tarefas.
Planejar e controlar – esses são os dois princípios principais que mantêm meus projetos em andamento. No entanto, honrar os aspectos gerenciais não se mostrou tão complicado quanto eu pensava inicialmente. Sinceramente, isso já se tornou uma segunda natureza para mim. O Casual fará com que o senhor chegue à mesma conclusão, pois pode usá-lo para desenhar o plano do seu projeto como um fluxograma, sem mencionar a criação de modelos e roteiros de produtos. Essa ferramenta também permite que o senhor salve todos os projetos quando estiverem concluídos.
Parece que sempre recebemos uma nova planilha para um novo projeto, mas ainda não concluímos todas as tarefas da última planilha. Isso significa que todos nós temos de nos lembrar de abrir todas as planilhas antigas para nos certificarmos de que tudo foi feito e de notificar as pessoas quando algo foi concluído.
O Teamfocus permite que o senhor acompanhe as tarefas em tempo real por meio do fluxo de trabalho personalizado de sua equipe. O senhor pode armazenar tantos ou tão poucos detalhes de uma tarefa quanto desejar e sempre saberá o status mais recente de qualquer tarefa. É gratuito para 3 usuários.
Seguindo adiante na minha lista de ferramentas avançadas de gerenciamento de projetos que não sufocam, gostaria de falar ao senhor sobre uma solução encantadora chamada Mural.ly. Ela é particularmente adequada para equipes de web designers que unem forças para trabalhar em atividades relacionadas ao design de UX. Adoro o recurso de votação, que elimina o perigo que discussões intermináveis representam para a eficiência geral de seu tempo. Além disso, o Mural.ly permite que o usuário expresse totalmente a sua visão, com uma tela na qual é possível colocar todos os tipos de conteúdo, provenientes de suas pastas ou da Web.
Quando o senhor trabalha com pessoas, uma boa comunicação é imprescindível. Infelizmente, os e-mails podem ser enganosos e as reuniões presenciais consomem muito tempo. Às vezes, se seus colegas de trabalho e clientes não forem locais, as reuniões nem mesmo são possíveis. Por isso, faz sentido recorrer ao Biba, um aplicativo glorioso que facilita as reuniões on-line, as chamadas em conferência, as chamadas com vídeo e as mensagens instantâneas dentro do seu grupo de trabalho.
Como o senhor pode ver, suas opções são muitas. No entanto, ainda preciso chamar a atenção dos senhores para uma solução on-line inteligente para o gerenciamento de projetos. O ViewFlux pode se tornar um salva-vidas para os web designers, que geralmente têm uma mente única quando se trata de elementos visuais. Dessa forma, eles podem facilmente obter feedback visual para seus protótipos de alta fidelidade e também usar esse local para armazenar arquivos de origem para projetos.
Já que estamos falando em encontrar maneiras de impulsionar a comunicação interna em sua empresa, aqui está uma ferramenta que quase não tem curva de aprendizado. O Twoodo permite que os usuários estabeleçam determinadas equipes de departamentos e gerem fluxos de trabalho diretamente quando eles surgem em uma conversa. Não há necessidade de modelos e formulários.
O senhor ainda está procurando uma maneira de unir gerenciamento e visualismo? O senhor pode ser um sonhador, mas não é o único. Soluções como o Trello são instantaneamente agradáveis. Ele oferece um ambiente central para a equipe que se parece com um quadro, ou uma lista de listas, contendo cartões. Algumas empresas que confirmaram o Trello como o auge da simplicidade incluem Adobe, Google, Paypal e The New York Times.
O que o senhor acha de sua empresa ter sua própria rede social, para que todos os membros de sua equipe fiquem sempre informados? O Yammer está à altura do desafio e tira de cena os organogramas. É bom que o senhor se livre disso, pois todo projeto tem a ver com o cumprimento de metas, e o status das pessoas envolvidas nele é irrelevante. Além disso, o Yammer permite que os usuários transcendam suas descrições de cargo e os incentiva a expressar novas ideias.
Por fim, gostaria de sugerir um recurso gratuito para o gerenciamento de projetos que tem sido empregado por empresas como Amazon.com e VH1: Hall. Use essa ferramenta com confiança para manter todos no mesmo comprimento de onda durante um projeto de cliente. O Hall criptografa todos os seus dados e é otimizado para uso com Mac, Windows, Web, Android e iPhone.
Acabei apresentando uma infinidade de recursos de colaboração, mas só testei sua paciência dessa forma porque realmente acredito que eles funcionam no seu melhor interesse. Se o senhor me acompanhou até aqui, agradeço sua atenção. Não deixe de me avisar se tiver algo a dizer sobre esse tipo de software e a maneira como ele afetou seus hábitos de trabalho.